Kvikguide: Sådan sikrer du dig en god support og service hos din eventplatform leverandør?

Kvikguide: Hvordan sikrer du dig en god support og service hos din eventplatforms-leverandør?

1. Kan du spare med din leverandør af eventplatformen om bedst mulig brug til lige dit event?

Det virker nok som et ligetil svar, tænker du. At ja, selvfølgelig kan jeg da vende mine behov med min leverandør. Men mange tekniske leverandører lægger primært fokus på kundesupport ad-hoc, hvor du kontakter dem for at høre, hvordan du opretter dit og dat med fokus på det tekniske. Men ikke med så meget fokus på, hvad der tjener dig bedst til lige dit event.

En god indikator til hvordan din leverandør tænker sparring ind er selvfølgelig i salgsøjemed. Hvordan spørger sælgeren ind til dit behov? Virker det på dig, som om der gives rådgivning og vejledning fra start? At de tager udgangspunkt i DIT behov og ikke i den tekniske løsning....

2. Tilbyder leverandøren en eller anden form for onboarding forløb? En kort introduktion til administrationssystemet eller decideret workshop?

Vi anbefaler at du undersøger om leverandøren tilbyder et onboarding-forløb med introduktion til eventplatformens administrationssystem i forhold til lige dine behov og processer. Hvis du får en kort introduktion i forhold til dit behov, så ved du, hvor du skal starte. Så er det givetvis både lettere for dig og kundesupporteren, når spørgsmål opstår, så længe du har fået en god introduktion.

Er I mange, der skal administrere events hos jer eller er der mange nye ting, du skal sætte dig ind i, ja, så kan en skræddersyet fysisk workshop på 2-3 timer måske være en god idé. Men mange klarer sig fint med en online introduktion på 1 times tid.

3. Tilbyder leverandøren nem adgang til kundesupport og hvordan? Via telefon, e-mail, ticket-system, og på hvilket sprog?

Vi anbefaler, at du udover at få adgang til en eventplatform, også går op i hvilken form for teknisk support, du kan få og hvordan. Mange tilbyder "kun" support i form af det skrevne. Enten via e-mail eller ticket-system, hvor du kommer i kø, men hvor svarene kun er på skrift. Det kan også være fint nok i nogle tilfælde. Mens i andre tilfælde er det lettere for begge parter at supporten foregår i telefonen. Det er bare noget andet at kunne tale med en person...

Derfor er det en god idé at kigge efter en leverandør af en eventplatform, som tilbyder god kundesupport med let tilgængelighed på både telefon, e-mail og evt. via et decideret ticket-system. Undersøg gerne deres normale svartider. Kan de nås samme dag eller kan der gå 1-3 dage eller uger?

4. Kan I opbygge jeres egen Q&A-support med spørgsmål og svar?

Det kan være rart, at de spørgsmål man har, og svar man får kan gemmes et sted og deles med kollegaerne. For er I flere administratorer i samme virksomhed/organisation, der bruger eventsystemet, ja, så kan det være ganske nyttigt, at det, som en administrator spørger om bliver besvaret på en måde, hvor de andre administratorer også kan se svarene. Her kan det være en god idé, hvis et eventsystem kan håndtere dette. Altså hvor I via jeres spørgsmål får bygget jeres egen interne Q&A - hvor en administrator skriver spørgsmålet i eventsystemet, og kundesupporteren svarer skriftligt heri, som kan læses af alle.

Og kan I endda kommunikere internt med hinanden direkte i administrationssystemet med jeres egne interne fif, ja, så har I jo hele kommunikationen samlet et sted.

5. Hvilken form for brugermanual og vejledninger, tilbyder din eventplatformsleverandør?

Nogle kigger aldrig, eller meget sjældent, i brugermanualer og vejledninger, mens andre godt kan lide at følge en manuel. Enten slavisk eller også som en "slå op-manuel".

Derfor er det en god idé at undersøge, hvad en leverandør tilbyder af sådanne. Og på hvilket sprog - nationalsproget (her danske) eller på engelsk?

Måske er der også videoguides med? Der er mange, der er visuelle og derfor kan videoguides være en god idé. Og hvad med hurtige tips og tricks, måske i form af Q&A. Det kan også være gode service-tiltag....Og naturligvis at er i selve administrationssystemet er små forklaringer i form af informationstekster.

6. Kan du få hjælp til oprettelse af dit indhold? Så du får en færdig klar tilmeldingssite, event app mv.?

Måske ønsker du også hjælp til oprettelse af indholdet, hvis du har travlt. Som at leverandøren opsætter dit tilmeldingssite, din event-app og matchmaking system mv..De fleste arrangører ønsker selv at oprette deres indhold. Det er (jo) langt hen ad vejen idéen med at benytte en eventplatform med mange funktioner, hvor man nemt selv kan oprette indholdet via et administrationssystem med tilhørende CMS (Content Management System).

Men er du bagud dine planer og er presset for tid, eller ved du bare med det samme, at du er tidspresset, ja, så er det måske ikke en dum idé at bede din leverandør om at oprette indholdet for dig første gang. Bruger du et system med let kopiering, ja, så kan de jo let kopiere og redigere til næste gange det 2.gang du bruger det, hvorefter næste gang kopierer og redigerer du bare.

7. Kan du få teknisk hjælp under dit event - onsite support - med tilstedeværelse af teknisk kyndig person eller prioriteret support på telefonen?

Hvad med teknisk assistance under dit event? Det er bestemt ikke alle, der har brug for onsite support, men nogle. Specielt dem, der bruger mange funktioner i en eventplatform, hvor de synes det er skønt med teknisk support under eventet. Enten hele dagene, begge dage, eller blot et par timer i starten af dit event. Så de ikke selv skal tænke på dette.

Måske ønsker du også bare en sikring på, at du kan få fat på kundesupporten og teknisk afdeling på telefon under dit event. Der er der mange, der ønsker og ofte med en udvidet aftale om supporttiden.